Strateško planiranje u poslovnim organizacijama

Što se podrazumijeva pod strateškim planiranjem?

Strateško planiranje možemo definirati kao proces u kojem se određuje što organizacija nastoji postići, odnosno koji su njezini ciljevi te kako usmjeriti organizaciju i njezine resurse prema ostvarenju tih ciljeva u nadolazećem vremenskom razdoblju (npr. mjesecima i godinama).

S obzirom da se organizacije nakon proteka određenog vremena razvijaju, neophodno je da organizacija, to jest njezini zaposlenici imaju zajedničku predodžbu svojih ciljeva i strategije za njihovu realizaciju.

Treba naglasiti da strateško planiranje nije jamstvo da će organizacija stvarno i realizirati željeni cilj. No, ako su strateški planovi konkretniji i primjenjiviji, tada će i operativni planovi biti efikasniji, s većim stupnjem vjerojatnosti da će se i doći do planiranog cilja.

Najčešće strateško planiranje uključuje odluke o:

• misiji, viziji i ciljevima kojima organizacija teži,
• korisnicima/klijentima organizacije,
• ulozi organizacije u društvenoj zajednici,
• vrsti usluga koje će organizacija pružati,
• neophodnim resursima: personalnim, financijskim, tehničkim.

Ključno je odrediti pogodno vrijeme za planiranje te se planiranju posvetiti kada je organizacija stabilna, a njezini zaposlenici imaju energije, vremena i osnovnih resursa za rad. Dobro razrađen strateški plan povećava šanse da svakodnevne aktivnosti organizacije daju željene rezultate, a ujedno i zaposlenicima organizacije ukazuje na prioritete u radu na koje se trebaju fokusirati.

 

Tko sve treba biti uključen u strateško planiranje?

U proces planiranja treba uključiti interno osoblje i vanjske suradnike (ako organizacije raspolažu financijskim sredstvima za njihov angažman) koji su stručnjaci za predmetna područja ili interesni partneri. U proces planiranja trebaju biti uključeni predsjednik uprave i članovi upravnog odbora, kao odgovorne osobe jer oni snose odgovornost i za uspješnost organizacije u cijelosti, kao i za rezultate pojedinih aktivnosti, zatim rukovodeće osoblje (npr. menadžeri/lideri aktivnosti) i drugi zaposlenici organizacije. Prilikom odabira osoba koje će biti uključene u proces strateškog planiranja i izradu plana treba voditi računa o izboru i povjerljivosti osoba, s obzirom na mogućnost da plan može uključivati određene povjerljive podatke koji se odnose na organizaciju.

 

Temeljni zadaci menadžmenta kod strateškog planiranja

Kako bi menadžment organizacije učinkovito izvršavao svoju ulogu u procesu strateškog planiranja, treba voditi računa o tri temeljna zadatka:

• nadgledanje - kroz aktivno sudjelovanje menadžment može u istoj liniji razvijati organizaciju izvana i iznutra
• vrednovanje - menadžment procjenjuje prijedloge, odluke i aktivnosti
• menadžment može obrazložiti misiju organizacije i specificirati strateške opcije.

 

Proces planiranja

U pripremi strateškog planiranja važno je odrediti proces koji će dovesti do uspješnih rezultata i za čiju realizaciju će se zalagati svi zaposlenici, uzimajući pritom u obzir specifičnosti organizacije.

Pri odlučivanju o načinu planiranja treba obratiti pozornost na sljedeća dva elementa:

1. biti realističan u pogledu organizacijskog iskustva vođenja procesa planiranja i vremena koje je na raspolaganju
2. planiranje fokusirati na najznačajnija pitanja i probleme s kojim se suočavamo.

U praksi, metoda koja se pokazala kao najefikasnija, obuhvaća sljedeće korake:

• pripremu za planiranje,
• stvaranje misije i vizije,
• procjenu okoline,
• konsenzus oko prioriteta (razviti strateške pravce i ciljeve),
• pisanje strateškog plana,
• provođenje strateškog plana (putem plana aktivnosti), procjenu i evaluaciju.

Značaj procesa strateškog planiranja i strateškog plana ogleda se u sljedećem:

• daje potreban pravac djelovanja i usmjerava organizaciju prema budućnosti,
• povećava stabilnost i kontinuitet organizacije,
• stvara zajedničko razumijevanje i postizanje konsenzusa oko organizacijskih ciljeva između menadžmenta, zaposlenika i vanjskih suradnika,
• ojačava menadžere i zaposlenike da vrše raspodjelu resursa organizacije na najefikasniji način,
• olakšava donošenje odluka i potiče timski rad,
• olakšava komunikaciju, marketing i osiguravanje financijskih sredstava.

S druge strane mogu se pojaviti i problemi u procesu planiranja kao što su:

• zahtijeva puno vremena, resursa i određena znanja u vođenju procesa,
• zadatak se može učiniti zahtjevan i težak,
• demotivirajuće je ako se ne realizira, a i slabo planiranje može posljedično donijeti loše rezultate.

 

Priprema za planiranje

Prije nego što organizacija pristupi procesu strateškog planiranja, treba omogućiti potrebne preduvjete za lakšu realizaciju te procijeniti da li raspolaže svim kapacitetima za uspješno planiranje.

U ovoj fazi treba postaviti sljedeća pitanja:

• da li je organizacija dovoljno spremna za strateško planiranje,
• tko će biti zadužen za vođenje procesa planiranja,
• da li treba koristiti konzultanta u tom procesu i za koja pitanja,
• tko još i na koji način treba biti uključen u taj proces (npr. vanjski suradnici, zainteresirane strane),
• koliko vremenski će proces trajati,
• što očekujemo da ćemo postići procesom (ciljevi procesa),
• koliko materijalnih i drugih resursa je potrebno za provedbu procesa
• te koje su informacije potrebne da se donesu „prave odluke“.

Za vođenje procesa planiranja nužno je odrediti tim za planiranje koji će biti odgovoran za realizaciju cijelog procesa u koji treba uključiti i interne i eksterne zainteresirane strane. Za uspješno formiranje tima potrebno je slijediti i neka od sljedećih pravila za formiranje tima:

• tim se treba sastojati od nekoliko osoba (npr. 5 do 10., od vizionara do realista),
• rukovodeće osoblje organizacije mora aktivno sudjelovati u timu,
• osobe u timu trebaju biti heterogena grupa,
• tim se treba sastojati od osoba različitih znanja, vještina i iskustava.

Neophodno je da odabrani tim na prvom sastanku utvrdi način rada, zadatke, odgovornosti i krajnje rokove za realizaciju pojedinih zadataka s ciljem izrade plana.

 

Kreiranje vizije i misije

Što je vizija?

Vizija je ono što bi organizacija mogla postati u budućnosti ukoliko uspješno ostvaruje svoju misiju. Naime, vizija može biti odličan vodič za strategiju, odnosno sugerirati smjerove djelovanja za organizaciju.

Karakteristike vizije su: opisuje što je uspjeh, označava dugoročnu budućnost, kratka je i lako razumljiva, opisuje statično stanje, a pisana je u sadašnjem vremenu, više organizacija može dijeliti istu viziju.

Postavlja se pitanje zašto je vizija potrebna? Izjava vizije inspirira, potiče i jača, odnosno usmjerava organizaciju na akciju. Također, definira na koji način se organizacija razlikuje od drugih organizacija koje postoje i rade za ostvarenje istog cilja, odnosno vizije.

Što je misija?

S druge strane, izjava o misiji treba dati neophodne osnovne informacije o organizaciji, njezinom fokusu i svrsi. Svrha predstavlja krajnji rezultat, odnosno cilj koji organizacija nastoji postići.

Misija odgovara na pitanja: zašto postojimo, te što poduzimamo kako bismo ispunili svrhu postojanja? Kao i kod vizije postavlja se pitanje zašto je organizaciji potrebna izjava o misiji? Naime, izjava o misiji obrazlaže cilj organizacije, usmjerava aktivnosti organizacije, iskazuje njezinu bit i vrijednosti, opisuje kako će organizacija dostići svoju viziju, odražava vrijednosti organizacije, jasna je, lako razumljiva, kratka i dinamična te se odnosi samo na jednu organizaciju.

Shodno tome, misija organizacije se može razvijati odgovarajući na sljedeća pitanja: čime se organizacija bavi, odnosno zašto postoji i koje vrste usluga/proizvoda pruža, koji je poželjan strateški položaj organizacije, koji motivi ili vrijednosti vode organizaciju, kakav je stav organizacije prema njezinim glavnim zainteresiranim stranama?

 

Procjena okoline

Nakon određivanja razloga i svrhe postojanja, organizacija treba realno promotriti i procijeniti trenutnu situaciju i okruženje u kojem djeluje. Jedan od ključnih dijelova strateškog planiranja je upravo poznavanje resursa kojima organizacija raspolaže te razumijevanje okruženja u kojem djeluje.

Jedan od najpoznatijih i najrasprostranjenijih oblika analize okoline koja se koristi prilikom strateškog planiranja, procjene trenutnog stanja i položaja organizacije je SWOT analiza. To je skraćenica koja opisuje četiri elementa koja treba uzeti u obzir pri strateškom planiranju:

• snage (eng. Strengths),
• slabosti (eng. Weaknesses),
• mogućnosti (eng. Opportunities)
• i prijetnje (eng. Threats).

Navedena analiza tumači i procjenjuje interne i eksterne faktore koji utječu na rad organizacije, odnosno informacije o organizacijskim snagama i slabostima, kao i o mogućnostima i prijetnjama iz okruženja.

U konačnici, pomoću SWOT analize organizacije mogu realno ispitati najvažnija pitanja i izazove s kojima se susreću te na osnovu toga procijeniti smjerove djelovanja i izvršiti proces planiranja u svrhu postizanja promjena.

Ta pitanja mogu uključivati npr. probleme financiranja, mogućnost pokretanja novih poslovnih ideja, promjene politika. Tim zadužen za planiranje treba identificirati 5-10 najvažnijih pitanja čijim rješavanjem će se baviti u strateškom planu.

Organizacije trebaju svojim snagama utjecati na prijetnje, a mogućnosti iskoristiti za smanjivanje vlastitih slabosti.

 

Interna (unutarnja) analiza: snage, slabosti

Interna analiza sastoji se od procjene slijedećih kategorija, od kojih su neke snage, a neke slabosti, uključujući:

• sposobnosti zaposlenika organizacije,
• unutrašnju strukturu organizacije,
• kvalitetu usluga,
• ugled organizacije i odnose s lokalnom zajednicom,
• operativne i financijske sustave, prostor i opremu,
• iskustvo,
• fleksibilnost,
• sustav upravljanja
• te interna pravila i procedure.

Preporučljivo je da se prvo odrede najjači elementi, odnosno prednosti koje se mogu dalje izgrađivati. Na primjer kada bi se našli u ulozi korisnika/klijenta, što biste tada izdvojili kao prednost vaše organizacije?
Pri određivanju prednosti organizacije pokušajte dati odgovore na sljedeća pitanja:

• zašto je to prednost,
• da li možete uvjeriti trenutnog ili potencijalnog klijenta da je to prednost,
• da li je ta prednost specifična ili i druge organizacije imaju slične prednosti,
• da li je to prednost koju druge organizacije mogu lako steći,
• da li ta prednost ovisi o jednom ili dva zaposlenika ili o cijeloj organizaciji,
• da li je ta prednost srednjoročna ili dugoročna?

S druge strane, slabosti mogu proizlaziti iz unutarnjih problema, vanjskih faktora ili kombinacije i jednih i drugih.

Slabosti su zapravo rezultat sustavnih nedostataka organizacije koji otežavaju njezin efikasan rad i širenje. Kao najčešće slabosti mogu se izdvojiti:

• strukturalne/organizacijske,
• financijske, tržišne,
• slabosti povezane sa zaposlenicima i vještinama,
• slabosti u vezi s postavljanjem vizije, ciljeva.

Pri određivanju slabosti organizacije pokušajte dati odgovore na sljedeća pitanja:

• koliko dugo postoji pojedina slabost,
• u slučaju da je slabost postojala duže vremensko razdoblje zašto se nastavila,
• da li je slabost rezultat unutarnjih ili vanjskih faktora ili kombinacije i jednih i drugih,
• da li je slabost nastupila postupno ili odjedanput,
• da li je ta vrsta slabosti uobičajena za područje rada organizacija ili se odnosi samo na vašu organizaciju?

 

Eksterna (vanjska) analiza: mogućnosti, prijetnje/ opasnosti

Vanjska analiza objašnjava kritične faktore (prijetnje i mogućnosti) koje mogu utjecati na budućnost organizacije i njezin rad. Sastoji se od procjene sljedećih čimbenika: društvenih/kulturnih pitanja, ekonomskih i pravnih pitanja posebice u sferi zakonodavstva, političke situacije, tehničkih inovacija/poteškoća, konkurencije ili saveznika.

Mogućnosti su pokušaji, prilike, trenutci u kojima organizacija može ostvariti svoju potrebu ili cilj. U slučaju da prilika ili mogućnost nije iskorištena to je ne čini manjom, nego naprotiv to znači da je druge organizacije nisu prepoznale kao priliku ili mogućnost za ostvarenje svojih ciljeva ili da troškovi ostvarenja te prilike premašuju financijska sredstva pojedine organizacije.

Naime, organizacijama se mogu ukazati sljedeće prilike/mogućnosti:

• uspostavljanje novih partnerstava,
• novi izvori za osiguranje financijskih sredstava,
• stjecanje dodatnih stručnih znanja i vještina na osnovu zapošljavanja novih zaposlenika,
• uspostavljanje poslovne suradnje sa srodnim organizacijama,
• proširivanje kruga klijenata organizacije,
• širenje na regionalna tržišta i ostalo.

Organizacije su u svakodnevnom radu izložene različitim prijetnjama koje se mogu negativno odraziti na njihovo djelovanje. Naime, učinci tih prijetnji mogu uzrokovati privremene poremećaje u radu organizacije, značajnije štete u organizaciji te u krajnjoj liniji i prestanak postojanja organizacije.

 

Kada je pravo vrijeme za kreiranje strateškog plana?

Početak poslovne godine može biti idealno vrijeme za kreiranje i donošenje strateškog plana temeljem kojeg će se usmjeriti djelovanje organizacije u budućem vremenskom razdoblju, no to ne znači da se i tijekom poslovne godine ne može donositi strateški plan ili čak redefinirati postojeći radi bitno izmijenjenih okolnosti i prilagođavanja potrebama organizacije.

Ako se u viziju i misiju vašeg poslovanja uklapa i pojednostavljenje i modernizacija poslovanja, razmislite o Minimaxu, najjednostavnijem online računovodstvenom programu. Isprobajte besplatno 30 dana i krenite sa ostvarivanjem svojih ciljeva.

 

Pripremio: Bernard Iljazović